Normas Legales: Aprueban el uso Obligatorio de la Casilla Electrónica para Efectos de Notificación de los Procedimientos Administrativos y Actuaciones de la SUNAFIL

Decreto Supremo N° 003-2020-TR

Este Decreto Supremo tiene por objeto regular el uso obligatorio de la notificación vía casilla electrónica, con miras a efectuar notificaciones, en los procedimientos administrativos y actuaciones de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL) a través de su Sistema Informático de Notificación Electrónica.

El Decreto Supremo tiene como finalidad mejorar la eficiencia y la celeridad en la notificación de las actuaciones y actos administrativos en el marco del ejercicio de las funciones y competencias de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL).

Para estos efectos se ha aprobado la creación del Sistema Informático de Notificación Electrónica de la SUNAFIL, en calidad de sistema web que permite la transmisión y almacenamiento de la información de notificaciones vía casilla electrónica, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la notificación diligenciada electrónicamente.

El Decreto Supremo es de aplicación por:

1. Las unidades orgánicas y los órganos desconcentrados de la SUNAFIL que participan en las actuaciones y/o procedimientos administrativos de competencia de la entidad;
2. Los administrados que participan en las actuaciones y/o procedimientos administrativos de competencia de la SUNAFIL.

Para estos efectos se consideran las definiciones siguientes:

1. Casilla electrónica: es el buzón electrónico asignado al usuario, creado en el Sistema Informático de Notificación Electrónica de la SUNAFIL, cuyo propósito es el trámite seguro y confiable de las notificaciones en el marco de los procedimientos administrativos y actuaciones de la SUNAFIL. La casilla electrónica se constituye en un domicilio digital obligatorio.
2. Clave de acceso: es el texto conformado por caracteres alfanuméricos y/o caracteres especiales de ser el caso, de conocimiento exclusivo del usuario, que asociado a su nombre, otorga identificación y privacidad en el acceso a la casilla electrónica.
3. Correo electrónico: es el correo del usuario habilitado para recibir mensajes y archivos adjuntos, consignado por éste en el formulario de registro.
4. Documento: es el instrumento textual o gráfico que contiene determinada información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirve para comprobar o acreditar algo. Puede ser en medio físico cuando se elabora en hojas de papel o electrónico cuando se elabora a través de algún soporte informático.
5. Formulario de registro: es el formulario disponible en el enlace del Sistema Informático de Notificación Electrónica del portal institucional de la SUNAFIL en el cual se consignan los datos del administrado requeridos para la asignación de la casilla electrónica.
6. Nombre de usuario: texto conformado por caracteres que, en forma conjunta con la clave de acceso, permite identificar al administrado para acceder a la casilla electrónica a través del portal institucional de la SUNAFIL.
7. Servicio de mensajería: servicio disponible en los teléfonos móviles que permite el envío de mensajes de texto cortos entre teléfonos móviles – SMS.
8. Usuario: es el administrado que participa en las actuaciones y/o procedimientos administrativos de competencia de la SUNAFIL, a quien se le otorga una casilla electrónica a la cual accede a través de un código de usuario y clave de acceso.

La SUNAFIL asigna al usuario una casilla electrónica en el Sistema Informático de Notificación Electrónica, la cual se constituye en un domicilio digital obligatorio para la notificación de los actos administrativos y/o actuaciones emitidas en el marco de sus funciones y competencias que correspondan ser informadas al administrado.

La SUNAFIL comunica al usuario cada vez que se le notifique un documento a la casilla electrónica a través de las alertas del Sistema Informático de Notificación Electrónica, en su correo electrónico y/o mediante el servicio de mensajería.

Es objeto de notificación vía casilla electrónica todo documento emitido en el marco de las funciones y competencias de la SUNAFIL, que correspondan ser informadas al administrado, tales como, las medidas inspectivas, el informe de actuaciones inspectivas, las resoluciones emitidas en el marco del procedimiento administrativo sancionador o en el marco del procedimiento de ejecución coactiva, entre otros que sean necesarios para el trámite del procedimiento y/o actuación de la Autoridad Inspectiva de Trabajo.

Son obligaciones del usuario:

1. Revisar periódicamente la casilla electrónica asignada a efectos de tomar conocimiento de los documentos y/o actos administrativos que se le notifiquen.
2. Mantener operativo su correo electrónico y/o servicio de mensajería, a efectos de recibir las alertas del Sistema Informático de Notificación Electrónica.
3. Mantener la confidencialidad y adoptar las medidas de seguridad en el uso del nombre de usuario y la clave de acceso a la casilla electrónica que se le asigne.

La notificación vía casilla electrónica debe contener lo siguiente:

1. El texto íntegro del acto o actuación administrativa, incluyendo su motivación y anexos, de corresponder.
2. La identificación del procedimiento dentro del cual haya sido dictado, de corresponder.
3. El órgano de la SUNAFIL del cual procede el acto o actuación administrativa y su dirección.
4. La fecha de vigencia de la actuación o acto administrativo notificado y la mención de si agota la vía administrativa, de corresponder.
5. La expresión de los recursos que proceden, el órgano ante el cual deben presentarse los recursos y el plazo para interponerlos.

La constancia de la notificación realizada vía casilla electrónica es incorporada en el expediente correspondiente por las unidades orgánicas y los órganos desconcentrados de la SUNAFIL a cargo del procedimiento administrativo o actuación inspectiva.

La notificación se entiende válidamente efectuada con el depósito del documento en la casilla electrónica asignada al usuario.

La notificación surte efectos el día que conste haber sido recibida en la casilla electrónica o, en caso tal día sea no hábil, a partir del primer día hábil siguiente de haber sido recibida.

El cómputo de los plazos expresados en días se inicia el día hábil siguiente de aquel en que la notificación vía casilla electrónica surte efectos, salvo que en el acto administrativo notificado se señale una fecha distinta.

Cuando las unidades orgánicas, los órganos desconcentrados de la SUNAFIL y la Intendencia de Lima Metropolitana a cargo del procedimiento o actuación administrativa se vean imposibilitadas de efectuar la notificación vía casilla electrónica utilizando el Sistema Informático de Notificación Electrónica, usan las otras modalidades de notificación previstas en el artículo 20 del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado mediante Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, de acuerdo al orden de prelación previsto en dicho artículo.

La SUNAFIL, a través de su órgano competente, adopta las acciones que correspondan para atender la situación que imposibilitó el uso de la notificación vía casilla electrónica.